5 Trucs pour composer un courriel professionnel

5 Trucs pour composer un courriel professionnel

L’autre jour j’ai reçu un curriculum Vitae d’un technicien finissant son cours d’informatique. Quand j’ai vu le courriel,  j’ai tout de suite pensé que ce n’était pas un candidat sérieux. Le candidat avait mis son courriel en haute importance, il n’y avait aucune signature et en plus le CV n’était pas en pièce jointe, mais bien dans le courriel lui-même. Je me suis alors rappelé les conseils d’experts en rédaction qui m’ont accompagnés dans ma carrière en informatique.  Je vais vous donner la définition, selon moi, d’un courriel professionnel bien rédigé.

Voici donc les bonnes pratiques pour écrire un courriel d’allure professionnel.

icone de Outlook 2016

Truc # 5 : Toujours avoir une signature au bas de son courriel.

Cela peut paraître anodin, mais un courriel non signé ressemble à une note écrite sur un bout de papier. On ne sait pas trop s’il s’agit d’un pourriel,  ou encore quelqu’un qui ne veut pas donner ses coordonnées. Quand un client ou un fournisseur me contacte, je n’ai vraiment pas envie d’avoir à faire une recherche pour trouver son numéro de téléphone ou son nom d’entreprise. La signature assure une uniformité donc, tous les employés doivent avoir le même visuel de signature. Pour composer un courriel professionnel, on se doit donc d’être uniforme à son équipe et son organisation.

Il existe deux types de signatures:
1) La signature d’un nouveau courriel envoyé devrait contenir toutes les informations de contact pertinentes pour l’entreprise et l’individu.
Exemple:Signature d'un nouveau courriel MD Informatique

2) La signature d’une réponse à un courriel devrait être minimaliste pour ne pas rendre l’historique de conversation trop lourde.
Exemple:Signature d'une réponse à un courriel

Truc # 4 : Est-ce vraiment un courriel vraiment urgent? Non? On ne mets pas urgent!

Importance Haute Courriel

Est-ce que vous êtes certain de vouloir envoyer un courriel en mode « urgent » ou importance haute? Quand votre interlocuteur recevra le courriel et se rendra compte que votre situation aurait pu attendre, vous perdrez votre crédibilité. Un courriel urgent, c’est quand une situation est si problématique qu’elle doit être gérée dès maintenant.

Dites vous: est-ce que mon courriel est le plus importante que mon destinataire doit lire aujourd’hui?

Truc # 3 : Mettre le moins de couleurs possible.

Plusieurs personnes mettent beaucoup trop de couleurs dans leurs courriels. Cela donne un effet amateur et peut distraire le lecteur. Il faut également éviter de mettre trop de texte en gras. Vous voyez l’effet qu’un seul mot soit en gras, il aura de l’attention pour sûr!

 

Truc # 2 : Éviter les paragraphes de texte trop chargés

Les longs paragraphes dans un courriel, c’est très risqué. La majorité des gens lisent les courriels en diagonale ce qui veut dire qu’ils ne lisent pas tout le texte. Votre lecteur est pressé et veut que vous alliez à l’essentiel. Garder ce truc en tête : est-ce que j’ai vraiment besoin de lui expliquer tout cela? Quelle information a-il vraiment besoin? Si votre gestionnaire vous demande le prix d’une solution, donnez-lui le prix seulement, il n’a sûrement pas besoin du reste.

 

Truc # 1 : Pensez relationnel et connaissez  limites du courriel.

Mon dernier conseil est de faire attention avec le courriel. Si vous êtes pressés et que vous écrivez le courriel sans les formules de politesse, on pensera que vous êtes fâché ou insatisfait. Mon truc est le suivant : écrivez votre courriel comme si vous aviez la personne devant vous!

Au début du courriel on dit bonjour ou bonsoir à la personne et on peut utiliser une formule de gentillesse : Exemple:

Bonjour Kevin,
J'espère que tu vas bien. J'ai reçu le tableau...

À la fin du courriel on remercie ou on salue notre destinataire:

Merci de ton temps,
Simon
Passe une excellente soirée,
Simon

Composer un courriel professionnel est un excellent moyen de communication,  mais il n’est pas nécessairement le bon moyen à prendre pour qu’une situation s’éclaircisse. Voici un petit tableau qui illustre quand on devrait prendre quel moyen de communication:

  • Courriel :
    Besoin de laisser une trace, demande de confirmation, envoyer une description de ce que l’on recherche. Idéal pour envoyer des documents ex. Factures, Images etc…
  • Téléphone:
    Besoin de clarifier une situation, gestion d’une insatisfaction, besoin d’expliquer quelque chose qui est long Ex. Expliquer comment s’est passé la relation avec un client dans X dossier. Quand il y a un malentendu, on devrait toujours téléphoner à la personne.
  • Cellulaire / Texto / Messagerie Instantanée:
    Quand on a absolument besoin d’avoir une information rapidement. Quand la personne est à l’extérieur du bureau.

Merci d’avoir lu notre article : 5 Trucs pour composer un courriel professionnel. J’espère que vous avez aimé. N’hésitez pas à le partager sur les réseaux sociaux incluant LinkedIn.

Simon Robert
MD Informatique Inc.

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